Chia sẻ DMS Lời khuyên

5 Lý do bạn nên số hóa tài liệu ngay hôm nay

Một trong những dự định của bạn cho năm nay là tối thiểu hóa tài liệu bằng giấy. Năm vừa rồi thực sự là một năm đầy khó khăn với nhiều doanh nghiệp do ảnh hưởng nặng nề của đại dịch Covid 19. Trong bối cảnh này, việc đầu tư vào các giải pháp số hóa trong đó có nghiên cứu phát triển hệ thống quản lý tài liệu (DMS) là một cách tuyệt vời giúp doanh nghiệp ứng phó với hậu quả của năm 2020 và nâng cao khả năng phục hồi của mình trước những thách thức có thể đến vào năm 2021.

Vì sao bạn nên đầu tư vào các giải pháp số hóa tài liệu trong năm 2021?

Phần lớn những thách thức mà doanh nghiệp của bạn sẽ phải đối mặt trong thời gian tới sẽ là hậu quả do ảnh hưởng của dịch bệnh trong năm 2020. Bạn cần tập trung vào các giải pháp số hóa tài liệu vì những lý do sau:

1, Tiết kiệm chi phí

Doanh nghiệp bạn muốn tiết kiệm nguồn lực, cách tốt nhất để thực hiện điều này mà không ảnh hưởng đến chất lượng hay tính ổn định của công việc là loại bỏ các quy trình rườm rà, tốn kém và thay bằng các cách làm mới hiệu quả về chi phí. Ví dụ như các quy trình liên quan đến giấy tờ tài liệu. Thay vì mất công, mất tiền để in ấn, lưu trữ và vận chuyển tài liệu giấy, doanh nghiệp sử dụng tài liệu số hóa và rõ ràng nó sẽ tiết kiệm hơn rất nhiều cho doanh nghiệp.

Thay vì sử dụng tài liệu giấy, các giải pháp số hóa cho phép bạn dễ dàng lưu trữ tài liệu trong máy chủ đám mây hoặc loại bỏ tài liệu khi không còn cần nữa. Việc truyền tải dữ liệu nhanh chóng, dễ dàng và tiết kiệm được thực hiện chỉ bằng một cú nhấp chuột. Hơn nữa, bạn có thể tạo bản sao dữ liệu bao nhiêu tùy thích mà không tốn một xu nào.

2, Nâng cao hiệu quả công việc

Hệ thống quản lý tài liệu (DMS) là một hệ thống tự động. Khi được thiết kế phù hợp, nó có thể thực hiện toàn bộ quy trình làm việc xuyên suốt từ khâu thu thập dự liệu, nhập dữ liệu, tổ chức và lưu trữ. Thậm chí, bạn có thể thiết lập nó cho nhiều loại tài liệu khác nhau để xác minh dữ liệu. DMS giảm thiểu rủi ro sai sót do lỗi người làm, thường xảy ra trong quá trình sao chép dữ liệu thủ công.

Trong năm 2021, doanh nghiệp của bạn cần phải hoạt động hiệu quả nhất có thể. Việc tự động hóa các khâu lặp đi lặp lại, dễ xảy ra sai sót trong quy trình sẽ giúp đẩy nhanh tiến độ công việc. Điều này cho phép nhân viên có thêm thời gian và năng lượng để tập trung vào các hoạt động mang lại nhiều giá trị hơn cho khách hàng và doanh nghiệp.

3, Tăng tính bảo mật

Trong năm 2021, hiện tượng lừa đảo và đánh cắp dữ liệu vẫn sẽ là mối đe dọa đối với bất cứ doanh nghiệp nào. Việc số hóa tài liệu sẽ tăng cường bảo mật bằng cách giữ cho tài liệu nằm ngoài tầm kiểm soát và sử dụng của kẻ xấu.

Tài liệu giấy không chỉ dễ bị hư hỏng mà còn hay bị mất cắp. Nếu rơi vào tay kẻ xấu, nội dung của tài liệu sẽ dễ dàng bị trích xuất và dùng để lừa đảo. Ngược lại, tài liệu điện tử có thể được lưu trữ đám mây dưới nhiều lớp bảo vệ, bao gồm các bước xác thực đa yếu tố, tường lửa và mã hóa. Điều đáng yên tâm hơn nữa là các biện pháp này liên tục được cải tiến để bảo vệ chống lại các mối đe dọa đang ngày càng tinh vi hơn.

4, Tăng cường tính linh hoạt

Làm việc từ xa đã trở thành một hoạt động phổ biến trong năm 2020 để làm chậm quá trình lây lan của đại dịch. Có lý do để tin rằng hoạt động này sẽ vẫn tồn tại ngay cả sau khi dịch bệnh đã được xử lý.

Việc tiếp tục sử dụng giấy tờ trong quy trình làm việc tại thời điểm này là rất bất cập – nếu không muốn nói là không thể – dù chỉ có một phần nhân viên làm viên làm việc từ xa. Gửi tài liệu giấy từ địa điểm này sang địa điểm khác là một việc hết sức tốn kém và rủi ro. Ngược lại, việc truyền dữ liệu qua internet chỉ diễn ra trong vài giây mà không mất phí. Hơn nữa, với các giải pháp như mạng riêng tư và mã hóa, dữ liệu của bạn có thể được truyền đi nhanh chóng mà nguy cơ bị đánh cắp là rất thấp.

5, Bảo vệ môi trường

Nhiều người cho rằng năm 2020 là năm phản ánh các tác động của con người tới môi trường. Số hóa dữ liệu tạo cơ hội để doanh nghiệp thể hiện trách nhiệm với xã hội mà không ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.

Hãy nghĩ đến việc sử dụng tài liệu giấy, lượng tiêu dùng có thể lên đến hàng nghìn tờ giấy mỗi năm. Mặc dù giấy có thể tái chế nhưng thực tế chỉ một tỷ lệ nhỏ giấy trên thị trường được tái chế. Điều này cũng có nghĩa là bạn đang góp phần thúc đẩy việc chặt rừng để sản xuất giấy phục vụ nhu cầu cho doanh nghiệp.

Số hóa tài liệu sẽ giúp giảm lượng tiêu thụ giấy và giúp doanh nghiệp bạn phát triển. Và khi các nhà cung cấp và khách hàng của bạn nhìn thấy được các lợi ích của giải pháp số hóa tại doanh nghiệp bạn, họ cũng sẽ thay đổi theo. Đây là một bước đi nhỏ nhưng trên một hướng đi đúng.

Trả lời