Những đổi mới trong hệ thống quản lý tài liệu (DMS) có thể không phổ biến như các các phiên bản cập nhật phần mềm của Apple hay Microsoft, thế nhưng các chủ doanh nghiệp muốn tăng hiệu suất công việc thì nhất định cần tìm hiểu các bản nâng cấp DMS thế hệ mới nhất. Dưới đây là một số cải tiến trong phần mềm DMS mà giới kinh doanh đang nói đến nhiều nhất hiện nay.
Move
ĐIỆN TOÁN ĐÁM MÂY
Nền tảng đám mây là một trong những tiến bộ lớn nhất của công nghệ DMS. Thay vì cài đặt trên thiết bị cục bộ, phần mềm DMS đám mây được lưu trữ trong một máy chủ ngoại vi có thể được truy cập trên bất kỳ thiết bị nào, có thể là máy tính để bàn Windows, máy tính bảng iOS hoặc điện thoại thông minh Android có kết nối Internet.
Cải tiến này cho phép doanh nghiệp nâng cao hiệu quả xử lý công việc. Ví dụ: một nhân viên kinh doanh đang đi công tác vẫn có thể nhập chi phí vào hệ thống bằng cách chụp ảnh biên lai, và ứng dụng DMS sẽ xử lý hình ảnh, gửi dữ liệu đến bộ phận tài chính chờ phê duyệt. Ngoài ra, dù ở bất cứ đâu, nhân viên cũng có thể truy cập vào hệ thống làm việc vì giờ đây dữ liệu không còn lưu trữ cục bộ trong văn phòng như trước nữa.
Đặc biệt là, mức phí cố định hàng tháng cho các dịch vụ DMS đám mây này tương đối thấp. Chủ doanh nghiệp sẽ không tốn chi phí đầu tư cho máy chủ hay chi phí thuê nhân viên IT nội bộ; thay vào đó, họ sẽ chỉ cần trả số tiền tùy theo các tính năng quản lý tài liệu và dung lượng lưu trữ mà họ sử dụng.
THU THẬP DỮ LIỆU TỰ ĐỘNG (AUTO-INDEXING)
Tính năng thu thập dữ liệu tự động được kích hoạt bằng việc nhận dạng ký tự quang học – một công nghệ scan chuyển đồi văn bản thành định dạng số phục vụ cho việc tìm kiếm dữ liệu dễ dàng hơn. Phần mềm DMS hiện tại đã có một số hình thức thu thập dữ liệu tự động, nhưng chúng chưa hoàn thiện và vẫn còn bị lỗi. Trong năm 2019 và các năm tiếp theo, các phiên bản DMS cải tiến sau sẽ có tính năng thu thập dữ liệu tự động nhanh hơn, chính xác hơn, giúp dễ dàng truy xuất các tệp dữ liệu từ bộ lưu trữ hệ thống khổng lồ.
TRÍ TUỆ NHÂN TẠO (AI)
AI có tính năng vượt trội hơn các ứng dụng công nghệ khác, đặc biệt đối với hệ thống DMS. Mặc dù tính năng thu thập dữ liệu tự động của DMS có thể nhận dạng văn bản trong tài liệu scan, nhưng AI còn có khả năng hiểu và xử lý thông tin của tài liệu đó. Điều này có vẻ không quá quan trọng với DMS khi nhiệm vụ chính của nó là lưu trữ và truy xuất dữ liệu, nhưng AI có thể mang lại lợi ích to lớn đối với doanh nghiệp
AI có khả năng nhận biết và sắp xếp các tài liệu liên quan với nhau theo từng chủ đề tạo thành một hệ thống lưu trữ hợp lý mà không cần đến sự can thiệp của con người. Trong doanh nghiệp, có những quy trình liên quan đến việc luân chuyển tài liệu giữa các phòng ban ví dụ như kế toán xuất hóa đơn cho bộ phận nào đó, thì AI có thể tự động hóa những quy trình cơ bản này và thậm chí là kiểm tra lài liệu đó đã hợp lệ hay chưa trước khi gửi cho phòng ban khác.
Nhưng nổi bật nhất của AI trong quản lý tài liệu là khả năng phân tích dữ liệu. Nền tảng DMS hỗ trợ bởi AI có thể kiểm soát việc dữ liệu được sử dụng như thế nào, ai đã truy cập vào dữ liệu đó, từ đó phần mềm sẽ tạo ra một báo cáo chi tiết gửi cho các nhà lãnh đạo trình bày về cách cải thiện quy trình kinh doanh để nâng cao chất lượng công việc.
AN NINH MẠNG
An ninh mạng là một lĩnh vực khác mà AI được ứng dụng trong hệ thống DMS. Phần mềm bảo mật hỗ trợ bởi AI ngày nay có thể phát hiện tệp chứa mã độc và tự động đặt ra các hạn chế truy cập chặt chẽ hơn đối với những loại tệp này.
Các nhà cung cấp tiến bộ cũng đang trang bị cho phần mềm của họ công nghệ AI để cảnh báo các hoạt động đáng ngờ (ví dụ như có một lượng lớn tệp được sao chép / thay đổi / xóa trong một thời gian ngắn), từ đó có thể phát hiện được các hành vi xâm phạm bảo mật. Phần mềm DMS tiên tiến thậm chí còn triển khai tính năng quét vân tay và xác thực đa yếu tố để ngăn chặn việc xem hoặc sửa đổi trái phép tài liệu trong hệ thống.
TÍCH HỢP PHẦN MỀM THỨ BA
Phần mềm DMS đã phát triển để tích hợp nhiều ứng dụng, bao gồm phần mềm quản lý quan hệ khách hàng và lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp. Những tích hợp này cho phép các tài liệu lưu chuyển liền mạch hơn giữa các phòng ban. Ví dụ: khi biểu mẫu đăng ký của khách hàng đã được xử lý trong phần mềm DMS, dữ liệu này cũng được nhập vào cơ sở dữ liệu CRM giúp nhân viên bán hàng và nhân viên chăm sóc khách hàng có được tất cả thông tin họ cần để giao tiếp hiệu quả với khách hàng.
Trên thực tế, phần mềm DMS tiên tiến nhất đã có khả năng tích hợp nhiều ứng dụng như hệ thống quản lý nhà tài trợ donor (management software – dành cho các tổ chức NGO), công cụ tự động hóa quy trình kinh doanh và phần mềm năng suất đám mây (Cloud productivity software) để mang lại hiệu quả cao hơn nữa.
Mặc dù đây có thể là những thay đổi không đáng kể nhưng điều quan trọng cần nhớ là phần mềm DMS không ngừng cải tiến và giúp việc quản lý trở nên dễ dàng và đơn giản hơn.
