Các chuyên gia về phần mềm hoạch định nguồn lực trong doanh nghiệp thảo luận về một số sai lầm phổ biến nhất mà các nhà lãnh đạo CNTT mắc phải khi đưa ra lựa chọn, thực hiện và triển khai hệ thống ERP – và những gì họ có thể làm để ngăn chặn và hạn chế mắc phải những sai lầm này.
Các giám đốc điều hành CNTT ngày nay có vô vàn lựa chọn khi quyết định giải pháp hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP). Từ các hệ thống cài đặt riêng (on-premise), phần mềm dịch vụ điện toán đám mây (cloud) đến các giải pháp dựa theo ngành nghề, lĩnh vực, tất cả đều trở nên đa dạng phong phú. Và những người ra quyết định có thể cảm thấy choáng ngợp khi cố gắng xác định các đặc điểm và chức năng đóng vai trò quan trọng nhất của từng giải pháp.
Vì vậy, CIO.com đã kết nối hàng chục chuyên gia ERP để xin lời khuyên về cách điều hướng, lựa chọn trong bối cảnh phức tạp này. Cụ thể, chúng tôi đã yêu cầu họ xác định những sai lầm lớn nhất mà các giám đốc điều hành mắc phải khi lựa chọn, thực hiện hoặc triển khai hệ thống ERP – cũng như đưa ra các đề xuất về cách thức tổ chức để tránh mắc phải những sai lầm tiềm ẩn gây tốn kém này.
Move
1, Không xem xét vấn đề một cách kỹ lưỡng
Ed Featherston, Phó Chủ Tịch kiêm Kiến Trúc Sư Trưởng tại Cloud Technology Partners, một công ty tư vấn, cho biết:
“Doanh nghiệp thường có xu hướng cố gắng giữ nguyên các quy trình kinh doanh hiện tại và tự động hóa chúng bằng ERP”. “Về mặt khái niệm, điều này là dễ hiểu, nhưng doanh nghiệp phải dành thời gian và nỗ lực để phân tích các quy trình đó như một phần của quá trình thu thập yêu cầu để thực hiện ERP. Triển khai hệ thống ERP thực chất là cơ hội để doanh nghiệp có thể nhận diện và cải tiến / tái thiết kế các quy trình kinh doanh cũ. Rõ ràng, việc cố gắng tự động hóa một quy trình đã cũ và lỗi thời chỉ góp phần làm cho quy trình tồi đó diễn ra nhanh hơn và gây ra hậu quả nặng nề hơn”.
Tương tự, Brian Berns, Giám đốc điều hành của Knoa Software, công ty chuyên cung cấp các giải pháp điện toán đám mây cho doanh nghiệp, tuyên bố ràng
“Có quá nhiều công ty thất bại trong việc nhận thức những vấn đề chính của việc sử dụng phần mềm và vạch ra những điểm quan trọng cần phải làm khi bắt đầu chuyển đổi sang ERP”. “Cần phải xác định và giải quyết các vấn đề mà doanh nghiệp đang vướng mắc, từ đó thực hiện điều chỉnh cần thiết đối với các quy trình lỗi thời, kém hiệu quả và phức tạp trước khi chúng được chuyển sang một nền tảng mới.”
2, Không có người tham gia vào quá trình ra quyết định (nhân viên công ty)
Kevin Beasley, Giám đốc điều hành của VAI, một công ty chuyên sản xuất phần mềm ERP, lập luận rằng: “Khi triển khai hệ thống ERP, nhiều tổ chức dành thời gian nỗ lực để có được sự đồng thuận từ các nhà lãnh đạo, bởi vì họ muốn thu hút những nhân viên chủ chốt trong doanh nghiệp – những người mà sẽ sử dụng hệ thống này nhiều nhất.
Ông nói:
“Vấn đề là việc xây dựng hệ thống không phải chỉ của nhân viên CNTT mà là của toàn bộ nhân viên trong tổ chức từ nhân viên tài chính, vận hành, sản xuất tới kho vận. “Việc lôi kéo nhân viên trong công ty tham gia vào mọi bước trong quá trình ra quyết định sẽ thúc đẩy mọi người vào việc tìm tòi và phát triển các giải pháp đúng đắn.”
3, Bỏ qua ngân sách cho đội ngũ nhân viên công nghệ
Tim Webb, giám đốc phụ trách dịch vụ công nghệ của doanh nghiệp tại Robert Half Technology, công ty chuyên cung cấp nhân lực công nghệ cho biết: “Chúng tôi thường thấy các nhà lãnh đạo xem nhẹ các chi phí liên quan đến việc triển khai bao gồm bảo trì và mức độ năng lực cần thiết để thực hiện thành công dự án”. “Trong khi các doanh nghiệp bỏ qua những chi phí này để đạt được nhiều lợi ích hơn… thì chúng tôi đã biết chắc kết quả sẽ là thất bại. Hãy dành thời gian để lập ngân sách hợp lý, cân nhắc những kỹ năng nhân sự cần thiết để thúc đẩy việc triển khai, để tránh gặp phải những hậu quả khôn lường về sau”.
4, Bỏ qua ưu nhược điểm giữa phần mềm cài đặt riêng (ERP on-premises) và phần mềm điện toán đám mây (ERP cloud)
Mark Canes, chủ tịch của Blue Link, công ty cung cấp phần mềm ERP kế toán kiểm toán cho biết:
“Trước khi quyết định lưa chọn giải pháp ERP on-premises và ERP cloud, các doanh nghiệp nên cân nhắc một số yếu tố”
Ví dụ, việc sử dụng điện toán đám mây đòi hỏi phải có kết nối Internet, trả phí định kỳ và đi kèm với các chi phí khác để hỗ trợ nhân viên làm việc từ xa. Bên cạnh đó, việc cài đặt phần mềm riêng lại đòi hỏi đội ngũ nhân viên CNTT chuyên dụng, máy chủ và phần cứng cập nhật kèm theo chi phí trả trước lớn, phù hợp với những doanh nghiệp muốn lưu trữ phần mềm trên máy chủ riêng của mình.
Với việc SaaS (software-as-a-service) trở thành nền tảng thống trị việc triển khai ERP mới, SaaS giống như giải pháp tuyệt vời cho các tổ chức từng gặp khó khăn trong việc thực hiện và hỗ trợ các khoản đầu tư vào ERP trước đó. Nathan Frey, đối tác của Information Services Group, một công ty tư vấn và nghiên cứu công nghệ nói rằng:
“Mặc dù SaaS mang lại nhiều lợi ích, nhưng khách hàng cần hiểu những thách thức mới mà SaaS mang lại cho doanh nghiệp.
Ông giải thích:
“Vì các giải pháp SaaS không thể tùy chỉnh nên người dùng buộc phải điều chỉnh các quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp sao cho phù hợp với phần mềm. Những thay đổi của quy trình này thường tác động vào sự tích hợp với các hệ thống hiện tại, dẫn đến các phát sinh khác trong quản lý sự thay đổi của tổ chức (OCM – organization change management)”. Ngoài ra, những tổ chức có các yêu cầu về chức năng riêng biệt hay đặc thù ngành sẽ cần một cấu trúc và cách thức riêng để giải quyết mà hệ thống mới không cung cấp nên cần một cách tiếp cận khác, phần mềm của bên thứ ba hoặc phương thức thay thế khác”
5, Không xem xét giải pháp đặc thù ngành trong quá trình ra quyết định (nếu phù hợp)
Khi lựa chọn một giải pháp ERP, các giám đốc điều hành thường bỏ qua một thực tế rằng “có rất nhiều công ty phần mềm nhỏ hỗ trợ rất tốt ngành cụ thể có nhu cầu chuyên biệt, chẳng hạn như phân phối dược phẩm,” Canes nói. Và các nhà cung cấp giải pháp chuyên biệt này “có thể cung cấp nhiều tính năng dành riêng cho ngành và tùy chỉnh phần mềm” để phù hợp hơn với doanh nghiệp của bạn.
6, Bị choáng ngợp bởi các tính năng
Nathan Brown, CTO của EVS, một công ty cung cấp hệ thống kho vận, lưu ý rằng:
“Các tính năng rất quan trọng, nhưng chúng không phải là tất cả. Các doanh nghiệp thường ưa thích các giải pháp ERP có ma trận tính năng phức tạp nhất.”
Thay vào đó, các doanh nghiệp nên xem xét “lịch sử thành công trong ngành, khả năng tùy chỉnh, tính linh hoạt và khả năng tích hợp” của giải pháp cũng như hỗ trợ khách hàng cùng với việc xem xét giải pháp có thể giải quyết nhu cầu / yêu cầu của tổ chức hiệu quả như thế nào.
7, Tìm mọi cách cố gắng triển khai hệ thống một lần
Sunil Pande, Giám đốc điều hành của nền tảng ERP cloud VersAccounts cho biết:
“Hệ thống ERP rất phức tạp và không thể xác định trước tất cả các yêu cầu để triển khai, việc vận hành hệ thống, hướng dẫn người dùng và đưa hệ thống vào hoạt động sản xuất”.
Đây là mô hình thực hiện thác nước truyền thống và nó không còn hiệu quả nữa. Thay vào đó, một cách tiếp cận chắc chắn hơn cần được thực hiện, việc triển khai được chia thành các bước nhỏ có chạy thử ở mỗi bước để xác định các yêu cầu cần thiết và thiếu sót cần phải khắc phục trong mỗi giai đoạn.
8, Bỏ qua công tác quản lý thay đổi
Jeff Carr, người sáng lập và là Giám đốc điều hành của Ultra Consultants, một công ty tư vấn giải pháp doanh nghiệp và nghiên cứu độc lập chuyên về ngành sản xuất và phân phối cho biết “Quản lý thay đổi là một yêu cầu tuyệt đối khi triển khai một giải pháp ERP mới. Khả năng quản lý hiệu quả sự thay đổi có thể coi là kỹ năng quan trọng nhất mà các nhà điều hành, quản lý và nhân viên cần phải thành thạo. Chuyển đổi kinh doanh thông qua ERP sẽ không diễn ra nếu không quản lý hiệu quả sự thay đổi trên ba lĩnh vực tổ chức chính: con người, quy trình và công nghệ”.
Akhilesh Tiwari, lãnh đạo toàn cầu về dịch vụ ứng dụng doanh nghiệp tại Tata Consultancy Services, cho biết:
“Các tổ chức thường chỉ nhìn vào CNTT để thống nhất, hợp lý hóa và đơn giản hóa hoạt động kinh doanh. Trong khi các quy trình và hệ thống đòi hỏi sự phân tích sâu sắc, thì yếu tố con người cũng cần được cân nhắc kỹ lưỡng và hoạch định chiến lược tương đương phần còn lại. Điều này thậm chí còn quan trọng hơn trong quá trình chuyển đổi ERP Cloud”.
Ngay cả các giải pháp ERP Cloud cũng cần việc quản lý thay đổi.
Frey nói:
“Các giải pháp SaaS hứa hẹn về các quy trình kinh doanh có thể đưa ra cấu hình và giao diện người dùng trực quan hơn so với các dịch vụ phần mềm ERP trước đây. Điều này thường khiến các tổ chức cho rằng quản lý thay đổi trong tổ chức và đào tạo ít quan trọng hơn so với các dự án SaaS.”
Tuy nhiên, các giải pháp SaaS đặt ra gánh nặng lớn hơn cho khách hàng trong việc điều chỉnh các quy trình kinh doanh hiện tại sao cho phù hợp với phần mềm.
Để tránh phải làm lại và đảm bảo rằng người sử dụng hiểu kỹ những thay đổi sẽ xảy ra khi hoạt động, các tổ chức nên xác định sớm những thay đổi quy trình cần thiết trước khi dự án đi vào triển khai. Frey khuyến nghị.
“Ngoài ra, việc đào tạo người dùng phải xem xét không chỉ các khía cạnh giao dịch trong vai trò của họ mà còn cả sự thay đổi tương tác với những người dùng khác và với các hệ thống không thuộc giải pháp mới. Bằng cách cung cấp việc hướng dẫn [phù hợp, kịp thời], người dùng có thể chấp nhận hệ thống mới nhanh hơn và đạt được thành công lớn hơn. “
9, Không đầu tư / hỗ trợ đội ngũ triển khai
Carr giải thích:
“Việc cấu trúc [đúng cách] nhóm triển khai nội bộ và cung cấp cho nhóm thời gian và nguồn lực [cần thiết] để thực hiện việc triển khai và chuyển đổi kinh doanh là một trong những bước quan trọng nhất của một dự án ERP”. “Một nhóm triển khai thành công đòi hỏi phải có nhân sự phù hợp, sự cam kết của quản lý cấp cao và quyền quyết định để hoàn thành công việc. Điều này thường có nghĩa là phân công lại trách nhiệm hàng ngày của các thành viên trong nhóm, nhưng cách thức này có thể tạo ra sự khác biệt giữa triển khai thành công và thất bại”.
10, Không thường xuyên trao đổi thông tin (giữa các phòng ban)
Để tránh gặp phải vấn đề này, Dave Goossens, phó giám đốc điều hành dịch vụ chuyên nghiệp của một công ty cung cấp ERP đề xuất “lập một kế hoạch truyền thông cho mọi giai đoạn trong dự án”. Thành lập “một nhóm nhỏ gồm các nhân viên từ các bộ phận khác nhau có khả năng giao tiếp và làm việc tốt với nhau, nhóm này có tác động lớn tới việc kinh doanh của tổ chức và bị ảnh hưởng nhiều nhất bởi giải pháp mới. Sau đó, hãy đảm bảo rằng họ luôn được cập nhật đầy đủ về tiến độ dự án và khi một người thực hiện một công việc nào đó thì cần thông báo cho những thành viên khác có liên quan.
11, Không lên kế hoạch bảo trì
Beasley nói:
“Triển khai hệ thống ERP tốn thời gian, nhưng công việc rất khó dừng lại khi hệ thống đã vào guồng. Doanh nghiệp nên triển khai chiến lược bảo trì nhằm đảm bảo các nhân viên tiếp tục thực hiện các việc cần thiết để duy trì và cải tiến hệ thống ERP đều đặn để tránh việc hệ thống bị lỗi thời”.
Ông giải thích:
“Hệ thống ERP lỗi thời có thể khiến công ty gặp rủi ro với các vấn đề an toàn và tạo ra lỗ hổng trong quy trình kinh doanh. Lập kế hoạch và phân công ai trong công ty cũng phải chịu trách nhiêm cho dự án và bảo trì tại thời điểm nhất định sẽ giúp cho hệ thống ERP luôn vận hành trôi chảy và được cập nhật ứng dụng liên tục.”
