IT Blog

Khái niệm Hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP), ERP là gì?

ERP là từ viết tắt của Enterprise Resource Planning, dùng để chỉ phần mềm và hệ thống lập kế hoạch và quản lý các quy trình cốt lõi bao gồm chuỗi cung ứng, sản xuất, dịch vụ, tài chính và các quy trình khác của một tổ chức. Phần mềm Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp có thể được sử dụng để tự động hóa và đơn giản hóa các hoạt động riêng lẻ trong một doanh nghiệp hoặc một tổ chức, chẳng hạn như kế toán, mua sắm, quản lý dự án, quản lý quan hệ khách hàng, quản lý rủi ro, tuân thủ quy định và vận hành chuỗi cung ứng.

Các ứng dụng ERP riêng lẻ có thể cung cấp phần mềm dịch vụ (SaaS), trong khi một bộ ứng dụng ERP hoàn chỉnh sẽ tạo thành một hệ thống ERP, hệ thống này được sử dụng để truyền đạt thông tin hiệu quả và kết hợp các quy trình kinh doanh với nhau từ đó cho phép luồng dữ liệu luân chuyển giữa các ứng dụng thông qua cơ sở dữ liệu chung tại chỗ (on-premise) hoặc trên đám mây (cloud).

ERP kết nối mọi khía cạnh của doanh nghiệp. Hệ thống phần mềm ERP cho phép quản lý dự án và quản lý hiệu suất làm việc tốt hơn, từ đó hỗ trợ việc lập kế hoạch, lập ngân sách, dự đoán và báo cáo chính xác hơn về tình hình tài chính và kinh doanh của tổ chức.

Sơ lược về lịch sử phát triển của hệ thống ERP

Thuật ngữ “ERP” lần đầu tiên được Tập đoàn Gartner sử dụng vào những năm 1990, nhưng phần mềm và hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp đã xuất hiện trong ngành sản xuất từ hơn 100 năm trước và  tiếp tục được cải tiến khi nhu cầu của ngành vẫn đang thay đổi và phát triển.

Lịch sử phát triển hệ thống ERP theo thời gian:

• Năm 1913: Kỹ sư Ford Whitman Harris đã phát triển Mô hình số lượng đặt hàng (EOQ), một hệ thống sản xuất dựa trên giấy để lập kế hoạch sản xuất. 
• Năm 1964: Công ty Toolmaker Black and Decker lần đầu tiên tích hợp giải pháp Hoạch định Nhu cầu Vật liệu (Material Requirements Planning – MRP) kết hợp mô hình EOQ vào máy chủ.
• Giai đoạn 1970-1980: Công nghệ máy tính phát triển và khái niệm phần mềm hỗ trợ các hoạt động kinh doanh bên ngoài sản xuất, bao gồm tài chính, quản lý dữ liệu, nhân sự và quản lý quan hệ khách hàng (CRM) ra đời.
• Năm 1983: MRP II được phát triển dưới dạng các “mô-đun” và được tích hợp các quy trình sản xuất cơ bản, các nhiệm vụ sản xuất bắt đầu được tích hợp vào một hệ thống dữ liệu chung.
• Giai đoạn 1990-2000: Tập đoàn Gartner sử dụng thuật ngữ “ERP” để phân biệt với các hệ thống MRP thuần túy. Hệ thống ERP được mở rộng bao gồm cả chức năng kinh doanh thông minh song song với các chức năng khác như tự động hóa lực lượng bán hàng (SFA), marketing tự động và Thương mại điện tử.
• Giai đoạn 2000-2005: Các giải pháp phần mềm ERP đám mây ra đời khi các nhà sản xuất phần mềm ERP phát minh ra các sản phẩm kích hoạt bởi Internet (“Internet Enabled” products), cung cấp một giải pháp thay thế cho các mô hình máy khách-máy chủ tại chỗ truyền thống.
• Ngày nay: Software-as-a-Service (SaaS) và Anything-as-a-Service (XaaS) cung cấp các mô hình phân phối mới cho ERP. Khả năng truy cập dữ liệu online từ xa của hệ thống ERP đám mây đã cung cấp các giải pháp mang tính di động, bảo mật và có khả năng tích hợp các thay đổi trong ngành, khả năng tích hợp công nghệ tiên tiến, bao gồm tích hợp Internet of Things (IoT), Internet of Everything (IoE) và thậm chí cả mạng xã hội để cung cấp giải pháp cho mọi ngành, mọi lĩnh vực.

Hệ thống ERP hoạt động như thế nào?

Mục đích chính của hệ thống ERP là nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức bằng cách quản lý và cải thiện việc sử dụng các nguồn lực của công ty. Cải thiện và / hoặc giảm số lượng nguồn lực cần thiết mà không làm giảm chất lượng và hiệu suất công việc là chìa khóa để cải thiện hiệu quả kinh doanh và tăng lợi nhuận.

Hệ thống ERP thường bao gồm mọi khía cạnh của hoạt động sản xuất kinh doanh và hệ thống cung cấp cho doanh nghiệp:

• Một Hệ thống tích hợp
• Cơ sở dữ liệu chung 
• Hệ thống vận hành thời gian thực
• Hỗ trợ các phần mềm, ứng dụng liên quan
• Giao diện chung cho người dùng trên phần mềm, ứng dụng liên quan
• Triển khai tại chỗ (on-premise), lưu trữ đám mây (cloud), triển khai SaaS

Phần mềm ERP có khả năng thu thập và so sánh các số liệu giữa các phòng ban và cung cấp một số loại báo cáo dựa trên vai trò hoặc sở thích cụ thể của người dùng. Dữ liệu thu thập được sẽ thúc đẩy việc tìm kiếm và báo cáo diễn ra nhanh hơn đồng thời cung cấp một cái nhìn toàn diện về hiệu suất kinh doanh và cách thức sử dụng các nguồn lực trong doanh nghiệp. 

ERP đồng bộ hóa các báo cáo và tự động hóa bằng cách giảm việc lưu trữ cơ sở dữ liệu và các trang tính vốn được hợp nhất theo cách thủ công để tạo báo cáo. Việc kết hợp thu thập và báo cáo dữ liệu sẽ cung cấp một cái nhìn đầy đủ về việc nên cắt giảm chi phí ở đâu, hợp lý hóa quy trình ở chỗ nào, từ đó giúp doanh nghiệp ra quyết định một cách nhanh chóng, chính xác.

Phân loại hệ thống ERP & Các tùy chọn triển khai phần mềm ERP

Phần mềm Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp được coi là một loại “ứng dụng doanh nghiệp”, dùng để chỉ phần mềm được thiết kế nhằm đáp ứng nhu cầu của một tổ chức trong việc cải thiện hiệu suất kinh doanh. Ngày nay có rất nhiều hệ thống ERP khác nhau tùy thuộc vào quy mô, chức năng và nhu cầu của tổ chức. Các loại hệ thống ERP thường đề cập đến các tùy chọn triển khai bao gồm ERP đám mây (ERP cloud), ERP tại chỗ (ERP on-premise) và ERP kết hợp (kế hợp cả hệ thống đám mây và hệ thống tại chỗ).

Mỗi hệ thống ERP thường được điều chỉnh phù hợp để hỗ trợ các khía cạnh khác nhau của doanh nghiệp, đáp ứng các yêu cầu kinh doanh của doanh nghiệp và có các phương pháp triển khai khác nhau.

Big Business ERP với Small Business ERP

Trước đây, “Big Business ERP” đề cập đến việc các doanh nghiệp lớn thường triển khai giải pháp ERP tại chỗ và sở hữu một đội ngũ CNTT hùng hậu cùng với khoản hỗ trợ khác để phân tích, tùy chỉnh, nâng cấp và triển khai các giải pháp phần mềm của doanh nghiệp.

Cụm từ “Small Business ERP” hoặc “SME ERP” được dùng để chỉ hệ thống phần mềm ERP với các ứng dụng quản lý kinh doanh thông thường được tạo ra để đáp ứng các nhu cầu cụ thể của các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Ngày nay, những cụm từ này ít được sử dụng hơn vì yếu tố quan trọng không phải là quy mô công ty mà là xác định xem hệ thống ERP có đáp ứng hiệu quả các yêu cầu kinh doanh hiện tại và tương lai hay không, bất kể quy mô của doanh nghiệp như thế nào. Các tổ chức cần phải cân nhắc và lựa chọn ra hệ thống ERP phù hợp, cụ thể là, phải lựa chọn được hệ thống đã được loại bỏ các tính năng không cần thiết, có khả năng thích ứng với tốc độ thay đổi nhanh chóng của doanh nghiệp đồng thời giải quyết được các nhu cầu về công nghệ trong tương lai và đáp ứng các yêu cầu đặc thù của từng doanh nghiệp.

Các loại hệ thống ERP: ERP đám mây (Cloud ERP), ERP tại chỗ (on-premise ERP) và ERP kết hợp (Hybrid ERP) 

Có ba loại hệ thống ERP chính hoạt động với các tùy chọn mô hình triển khai khác nhau. Ba loại hệ thống ERP phổ biến nhất bao gồm Cloud ERP, ERP on-premise và Hybrid.ERP 

• Phần mềm On-Premise ERP được triển khai tại chỗ và duy trì trong không gian văn phòng, được lưu trữ trên các máy khách và máy chủ của công ty để công ty có toàn quyền kiểm soát, hỗ trợ và sở hữu toàn bộ hệ thống sau khi được triển khai.
• Phần mềm Cloud ERP là một giải pháp web, được coi là phần mềm dịch vụ (SaaS), cho phép một tổ chức truy cập và lưu trữ dữ liệu trên bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet, tổ chức duy trì phần mềm qua việc đăng ký gói cước định kỳ. Nhà cung cấp phần mềm sẽ hỗ trợ người dùng liên tục, cập nhật tính năng thường xuyên, hướng dẫn và đưa ra các tùy chỉnh linh hoạt cho các tổ chức lựa chọn.
• Phần mềm Hybrid ERP đề cập đến việc triển khai kết hợp các giải pháp hệ thống ERP tại chỗ và ERP đám mây. Sự kết hợp lưu trữ và hình thức triển khai khác nhau tùy thuộc vào từng nhà cung cấp. Mô hình này có thể cung cấp cho người dùng ERP sự linh hoạt trong việc chuyển đổi giữa các mô hình phân phối hoặc tích hợp các tính năng không có sẵn trên hình thức triển khai hiện tại. 

Các nhà cung cấp ERP khác nhau thì hỗ trợ các tùy chọn mô hình triển khai khác nhau. Sự kết hợp của các tùy chọn, thường được gọi là triển khai “kết hợp” có thể cung cấp dịch vụ lưu trữ và triển khai kết hợp. Mô hình này có thể cung cấp cho người dùng ERP sự linh hoạt trong việc chuyển đổi giữa các mô hình phân phối hoặc tích hợp các tính năng không có sẵn trên hình thức triển khai hiện tại.  

ERP được sử dụng cho những ngành nào?

Phần mềm ERP có thể được sử dụng trong bất kỳ ngành nào để giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn. Nó cung cấp công cụ giao tiếp hiệu quả giúp quản lý thông tin giữa các bộ phận nội bộ và bên ngoài, hỗ trợ các hoạt động hàng ngày để quản lý dự án, theo dõi việc tuân thủ các nguyên tắc và xử lý các vấn đề phức tạp hàng ngày phát sinh trong quá trình điều hành doanh nghiệp.

Do ERP bắt nguồn từ sản xuất, vì vậy có những hệ thống ERP chuyên phục vụ các doanh nghiệp sản xuất. Hệ thống phần mềm ERP rất đa dạng và là bộ phận quan trọng của nhiều ngành, bao gồm nhưng không giới hạn các ngành sau:

• Chế tạo
• Sản xuất máy móc, linh kiện công nghiệp
• Xây dựng và cải tạo nhà ở
• Điện tử và công nghệ
• Ô tô
• Hàng không vũ trụ và quốc phòng
• Chăm sóc sức khỏe, Dược phẩm và Khoa học Đời sống
• Kinh doanh nông sản, Trồng trọt và Sản xuất nông nghiệp
• Dịch vụ ăn uống
• Chăm sóc sức khỏe
• Quần áo, Hàng tiêu dùng và Bán lẻ

Theo thời gian, hệ thống ERP đã phát triển để tăng khả năng hỗ trợ các ứng dụng khác và “mô-đun ERP” có vai trò hỗ trợ hoạt động kinh doanh thường nhật. Trong nhiều hệ thống ERP, nhóm chức năng chung này được tích hợp thành các mô-đun ERP, bao gồm nhưng không giới hạn các mô-đun sau:

• Kế toán tài chính
• Kế toán quản trị
• Quản trị nguồn nhân lực
• Chế tạo
• Xử lý đơn hàng
• Quản lý chuỗi cung ứng
• Quản trị dự án
• Quản lý quan hệ khách hàng (CRM)
• Dịch vụ quản lý dữ liệu

Khi nào doanh nghiệp bạn cần ERP?

Phát triển kinh doanh thường tập trung vào các mục tiêu gắn liền với sự tăng trưởng ngắn hạn và dài hạn của công ty, cũng như phân tích những thách thức kinh doanh tiềm ẩn. Tiến hành phân tích thường xuyên các hệ thống và quy trình sẽ giúp doanh nghiệp xác định thời điểm cần tích hợp hệ thống ERP. 

Một giải pháp ERP nên được cân nhắc sử dụng khi các hệ thống và quy trình kinh doanh hiện tại:

• Không còn hoạt động hoặc hoạt động không hiệu quả (bị tắc nghẽn) 
• Không còn hỗ trợ sự phát triển của công ty
• Thiếu các yêu cầu bảo mật để giảm thiểu rủi ro

Việc xác định các quy trình không hiệu quả và tìm ra các vấn đề cần cải thiện là rất quan trọng đối với sự phát triển của doanh nghiệp trong tương lai. Dưới đây là một số ví dụ về dấu hiệu nhận biết một quy trình không còn mang lại lợi ích cho doanh nghiệp:

• Sử dụng / Phụ thuộc nhiều vào cơ sở dữ liệu / bảng tính / chương trình rời rạc cần phải tập hợp thủ công để quản lý dữ liệu và không được đồng bộ hóa tự động.
• Thông tin và số liệu phân tích khó truy cập và / hoặc lỗi thời
• Các quy trình hàng ngày phức tạp, tốn nhiều thời gian, ví dụ như kế toán trên giấy, viết báo cáo tài chính, v.v.
• Hoạt động Bán hàng và trải nghiệm của khách hàng bị ảnh hưởng do dữ liệu không chính xác hoặc không đầy đủ làm ảnh hưởng đến uy tín và chất lượng dịch vụ
• Giải pháp CNTT không hiệu quả / phức tạp / rắc rối. Các hệ thống hiện tại có khả năng mở rộng kém, các giải pháp kế thừa hệ thống bị phân mảnh. 
• Tốn nhiều thời gian sửa chữa hệ thống cũ để bắt kịp với tốc độ phát triển 
• Không hỗ trợ các công nghệ mới và tiên tiến như IoT, trí tuệ nhân tạo, v.v.

Khi các quy trình lỗi được phát hiện, doanh nghiệp có thể tiến hành các bước để khắc phục góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh.

ERP giúp doanh nghiệp cải thiện hoạt động kinh doanh như thế nào?

Hệ thống ERP ra đời nhằm giúp các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô khác nhau vượt qua thách thức mà doanh nghiệp nhỏ hay doanh nghiệp lớn phải đối mặt. Các phương thức kinh doanh truyền thống có thể không còn theo kịp được nhu cầu ngày càng tăng và điều này đã đặt ra yêu cầu về việc sử dụng một công cụ kinh doanh hiệu quả hơn, như ERP, để quản lý hệ thống và hiệu suất sử dụng tài nguyên của doanh nghiệp. 

Hệ thống phần mềm ERP mang đến nhiều lợi ích cho sự phát triển của doanh nghiệp.

Lợi ích và giá trị kinh doanh của ERP

• Tiết kiệm chi phí và cải thiện chỉ số ROI (Return On Investment – tỷ suất hoàn vốn). Tăng năng suất và hiệu quả nhờ việc tích hợp và tự động hóa mà phần mềm ERP cung cấp.
• Mang đến cái nhìn toàn diện về hoạt động kinh doanh. Cải thiện khả năng ra quyết định nhờ có nguồn dữ liệu tin cậy và dữ liệu thời gian thực (real-time data)
• Quản lý việc tuân thủ quy định. Quản lý và giám sát việc tuân thủ các quy định của doanh nghiệp, bao gồm cả việc thiết lập cảnh báo cho việc không tuân thủ.
• Giảm thiểu rủi ro. Tự động hóa các hoạt động kinh doanh cơ bản, các quy trình thủ công và thủ tục báo cáo. Giảm thiểu sai sót cá nhân đồng thời tiết kiệm thời gian và nguồn lực cho doanh nghiệp
• Tăng cường hợp tác. Phá bỏ rào cản giao tiếp để hợp tác và phối hợp hiệu quả, từ đó cải thiện hiệu suất công việc.

Nâng cao độ an toàn, tin cậy của chuỗi cung ứng và mạng lưới phân phối. Sử dụng MRP định hướng theo nhu cầu (demand-driven MRP) để dự báo cung cầu nhằm điều chỉnh việc mua hàng và chuỗi cung ứng cho phù hợp

• Khả năng mở rộng quy mô. Cơ sở hạ tầng nhất quán đảm bảo việc vận hành trôi chảy tạo điều kiện thuận lợi khi doanh nghiệp muốn mở rộng hoạt động kinh doanh.
• Tối ưu hóa hoạt động quản lý khách hàng và đối tác. Nhờ có hệ thống, doanh nghiệp nắm bắt được đầy đủ thông tin một cách liền mạnh, nhanh chóng, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý dịch vụ, quan hệ khách hàng, đối tác và nhà cung cấp.

Lựa chọn Hệ thống ERP phù hợp

Lựa chọn và triển khai một hệ thống ERP có thể là một nhiệm vụ khó khăn vì hiện nay có quá nhiều giải pháp phần mềm cho doanh nghiệp. Khi lựa chọn một hệ thống ERP, điều quan trọng là phần mềm đó có đáp ứng được nhu cầu và mục tiêu của công ty hay không đồng thời có nhận được sự hỗ trợ cần thiết để triển khai hệ thống ERP hay không.  

Một list câu hỏi được đưa ra để giúp bạn cân nhắc khi tìm kiếm hệ thống ERP phù hợp với doanh nghiệp mình.

Dưới đây là một vài câu hỏi giúp bạn xem xét khi lựa chọn hệ thống ERP

Phần mềm ERP/ Nhà cung cấp ERP đó có:

• Đáp ứng yêu cầu hệ thống của doanh nghiệp không?
• Đáp ứng / phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp hay không?
• Khả năng tích hợp / tương thích với hệ thống hiện tại như thế nào?
• Mạng lưới hỗ trợ, khắc phục sự cố dễ tiếp cận không?
• Có đào tạo, hướng dẫn doanh nghiệp triển khai ERP hiệu quả không?
• Có được nhiều khách hàng biết đến, sử dụng không?
• Có thường xuyên cải tiến, điều chỉnh, ứng dụng công nghệ mới để giải quyết các thách thức mới không? 

Khi các lựa chọn ERP đã được thu hẹp thành các giải pháp tương đối phù hợp với hệ thống và mục tiêu hiện tại của doanh nghiệp bạn, bạn nên bàn bạc với cấp trên về các đặc tính, tính năng nổi trội của từng giải pháp. Có được sự hỗ trợ ủng hộ của cấp trên sẽ thúc đẩy việc áp dụng và triển khai ERP trong toàn tổ chức.