Bạn đang nghĩ đến việc triển khai giải pháp Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP)? Vâng, vậy hãy xem đây là danh sách các bước bạn cần làm để triển khai thành công hệ thống này. Chất lượng quá trình triển khai có tác động đáng kể đến sự thành công hay thất bại của hệ thống ERP. Nếu thực hiện tốt việc triển khai, bạn có thể nhận được ROI (Tỷ suất hoàn vốn) lớn hơn trong một thời gian ngắn. Nếu quá trình triển khai kém, bạn sẽ lãng phí thời gian và tiền bạc mà không thu lại bất cứ lợi ích nào.
Trong những nỗ lực triển khai ERP, quan trọng nhất là phải cố gằng hết sức để tối ưu hóa quy trình. Điều này có nghĩa là bạn phải bắt đầu bằng việc hiểu rõ những gì bạn cần làm, khi nào bạn cần làm và tại sao phải làm như vậy. Dưới đây là một số bước bạn cần xem xét thực hiện trước khi bắt đầu tiến hành triển khai phần mềm ERP trong doanh nghiệp mình.
Move
Đánh giá phần cứng (cơ sở hạ tầng)
Nếu bạn muốn nâng cấp cơ sở hạ tầng công nghệ để triển khai hệ thống ERP tại chỗ (on-premises), tốt hơn hết là bạn nên bắt đầu bằng việc xác định rõ doanh nghiệp cần những gí, chi phí cụ thể là bao nhiêu và bạn sẽ cài đặt nó như thế nào. Tuy nhiên, với giải pháp ERP dựa trên đám mây (cloud), các yêu cầu về phần cứng hầu như không cần thiết vì toàn bộ hệ thống đã được lưu trữ trên “đám mây”.
Xem xét vấn đề truyền dữ liệu
Điều quan trọng là phải đánh giá mức độ phức tạp, rủi ro và khó khăn khi tích hợp dữ liệu mà bạn có thể gặp phải trong quá trình triển khai. Dưới đây là một số câu hỏi bạn cần xem xét trước khi bắt đầu thực hiện dự án:
- Doanh nghiệp bạn đã có phương án xử lý chuyển đổi dữ liệu sang hệ thống mới hay chưa?
- Bạn sẽ ưu tiên chuyển dữ liệu quan trọng sang hệ thống mới như thế nào?
- Hệ thống mới có cho phép bạn giảm bớt hoặc loại bỏ một số quy trình phức tạp không cần thiết không?
- Nhóm triển khai dự án ERP có dễ dàng chấp nhận nhưng thay đổi trong quy trình kinh doanh mới hay không?
Đây là những câu hỏi cực kì quan trọng mà bạn hoặc nhóm của bạn phải cân nhắc trước khi bắt đầu triển khai BẤT KỲ phần mềm nào vì đây là một trong những phần khó nhất của quy trình triển khai ERP. Cần tìm ra chính xác dữ liệu cần được chuyển, vị trí của dữ liệu, đồng thời cần xác định được quá trình chuyển dữ liệu yêu cầu những gì và cách bạn có thể kiểm tra xem quá trình chuyển dữ liệu đã thành công và hoàn tất hay chưa. Điều quan trọng cần lưu ý là bạn không nên bỏ sót bất kỳ dữ liệu nào, nếu không, bạn có thể phải trả giá cho điều này.
Xây dựng nhóm dự án ERP và đào tạo phần mềm cho nhân viên
Để đáp ứng các yêu cầu của dự án, bạn có thể xây dựng nhóm dự án ERP bằng cách tập hợp các chuyên gia hàng đầu và các nhân viên liên quan đến quá trình triển khai ERP. Hãy xác định rõ những người cần tham gia, thu hút họ, tranh thủ sự giúp đỡ của họ và đặt lịch gặp gỡ và trao đổi thông tin với họ khi cần thiết.
Đào tạo nhân viên nắm bắt và sử dụng phần mềm ERP môt cách hoàn chỉnh là điều không hề dễ dàng. Chúng tôi khuyên bạn nên tham khảo các nguồn tài liệu và tìm hiểu xem bạn có thể dành bao nhiêu thời gian và chi phí cho quá trình đào tạo này cũng như cách bạn có thể theo dõi được mức độ tương tác và sự hiểu biết về phần mềm của nhân viên.
- Nhóm nội bộ và nhóm bên ngoài dự án có cùng nhau chịu trách nhiệm về dự án hay không?
- Doanh nghiệp đã có chiến lược truyền thông tốt để đối phó với những thách thức về quản lý thay đổi hay chưa?
Lưu ý về tiến độ thực hiện dự án
Dự án triển khai ERP của bạn phụ thuộc phần nào vào kế hoạch lịch trình và thời gian thực hiện. Bằng cách này, việc theo dõi tiến độ thực hiện và điều chỉnh cho phù hợp sẽ dễ dàng hơn nhiều. Cần phải xác định các tiêu chuẩn đánh giá dự án thành công hay thất bại, vì việc mong đợi một quy trình diễn ra hoàn hảo là điều không tưởng. Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là bạn nên bỏ qua những sai lầm và thất bại. Liệu rằng doanh nghiệp đã có kế hoạch dự án tốt với đầy đủ các giai đoạn rõ ràng và một lịch trình cụ thể cho các thành viên tham gia dự án hay chưa?
Cân nhắc xây dựng kịch bản thử nghiệm
Bất kỳ dự án triển khai thành công nào cũng có quá trình thử nghiệm giải pháp toàn diện trước khi bắt đầu áp dụng. Các doanh nghiệp thành công nhất trong việc thực hiện dự án này đã áp dụng phương pháp “đo hai lần, cắt một lần” (measure twice, cut once) để triển khai công nghệ. Bằng cách tạo ra các kịch bản thử nghiệm, phương pháp này sẽ đảm bảo hệ thống chạy thử được mọi quy trình, thực hiện mọi thao tác có thể có trong hệ thống. Tốt hơn hết là nên kéo dài thời gian thử nghiệm này thay vì chạy thử hệ thống một cách thông thường. Điều quan trọng là người dùng cần phải hiểu quá trình thử nghiệm chi tiết việc sử dụng các tập lệnh quy trình trong kịch bản có sẵn tương ứng với các quy trình có thể có của hệ thống trong tương lai.
