Khi doanh nghiệp mở rộng quy mô, thật khó để đảm bảo doanh nghiệp có thể kiểm soát được tất cả mọi thứ. Bạn có đang lo lắng về việc mọi thứ không được kiểm soát bởi một hệ thống?
Dù là quản trị quan hệ khách hàng, các vấn đề về tài chính, chuỗi cung ứng, quản trị hàng tồn kho, nguồn nhân lực hay hoạt động sản xuất, một hệ thống lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp ERP có thể giúp bạn quản lý tất cả.
Tuy nhiên, rất khó để quyết định chọn một giải pháp ERP phù hợp bởi có rất nhiều lựa chọn trên thị trường ngày nay. Nên việc tìm ra một nhà cung cấp giải pháp ERP không phải là khó khăn.
Để tận dụng tối đa chức năng hệ thống phần mềm ERP, nó nên được bao gồm những module ERP tốt nhất, hữu ích cho nhiều công ty. Dưới đây, chúng tôi nhấn mạnh tới top 5 module ERP phổ biến nhất bạn có thể sử dụng làm nguồn tham khảo trong việc chọn lựa phần mềm ERP phù hợp.
Move
#1: Quản trị tài chính.
Phần mềm ERP quản trị tài chính thực sự hữu ích cho một doanh nghiệp đang mở rộng quy mô nhanh chóng cần một kế hoạch nguồn lực.
Khi sử dụng một mô-đun quản trị tài chính, bạn có thể theo dõi tài chính của doanh nghiệp bạn, quyết định hoàn toàn tình hình kinh doanh của bạn. Bạn kinh doanh để tạo ra tiền, và mô-đun này giúp bạn quan sát được bạn thực sự tạo ra bao nhiêu tiền.
Một mô-đun kế toán tốt hoạt động với mọi phòng ban để theo dõi dòng tiền thu và chi của doanh nghiệp.
Mô-đun còn giúp theo dõi thông tin theo thời gian thực. Điều này có nghĩa bạn sẽ nhận được dữ liệu doanh thu được cập nhật theo từng phút ngay khi hàng hóa vừa được bán hoặc vừa được thanh toán.
Tại sao mô-đun này lại có giá trị như vậy?
Đơn giản, nó giúp bạn tổng hợp và quản lý dòng tiền trong công việc kinh doanh của bạn. Nếu doanh thu từ hoạt động kinh doanh của bạn không lớn hơn chi phí bỏ ra, công ty bạn sẽ phá sản.
Toàn bộ chu trình tài chính của công ty bạn cần dễ dàng quan sát ở module này. Nó nên gồm có sổ cái, các khoản phải trả và các khoản phải thu.
Bạn còn muốn đảm bảo mô-đun phải được xây dựng với độ bảo mật cao, giống như một nền tảng ngân hàng. Bạn không muốn những “nhân tố độc hại” truy cập vào dữ liệu tài chính của bạn.
Dựa trên quy mô thị trường, bạn muốn một mô-đun theo dõi các loại tiền tệ khác ngoài USD. Nếu công ty của bạn hướng tới toàn cầu hóa, bạn phải giao dịch với nhiều loại tiền tệ, có thể là đồng EU, đồng bảng Anh, hay đồng đô-la Canada.
Kết luận, đó là một ý tưởng hay để chọn ra giải pháp ERP cho phép bạn thiết lập những cảnh báo trong việc quản trị tài chính của doanh nghiệp. Vì lẽ đó, mô-đun cảnh báo bạn khi nào tài chính đang rơi xuống một mức độ nhất định và bạn phải lập tức hành động, có thể là dừng chiến dịch quảng cáo hoặc thiết lập lại các quỹ.
#2: Quản trị kho.
Nguyên tắc căn bản của quản trị hàng tồn kho là bạn cần biết có bao nhiêu hàng hóa lưu kho vào thời điểm nào đó? Điều này không thể thực hiện được với những cách phân tích dữ liệu đơn giản. Bạn còn cần thông tin để chỉ định chính xác vị trí cho hàng lưu kho sắp tới.
Đó là lý do tại sao mô-đun quản trị hàng tồn kho qua phần mềm ERP thực sự hữu ích.
Một mô-đun quản trị hàng tồn kho thích hợp sẽ kết nối với rất nhiều cấp độ khác nhau của hoạt động sản xuất và kinh doanh của bạn. Điều này bao gồm mọi thứ từ việc bạn mua hàng ban đầu từ nhà cung cấp đến giao hàng và khi đơn đặt hàng hoàn thành.
Mô-đun quản trị hàng tồn kho còn giúp bạn gia tăng lợi nhuận nhờ vào cải thiện nhu cầu một cách hiệu quả. Sự cải thiện này chú trọng đến quan hệ nhà cung ứng với trải nghiệm khách hàng, dẫn đến những phản hồi hài lòng từ khách hàng.
Phản hồi khách hàng là điều cần thiết cho doanh nghiệp thành công. Nếu kĩ năng quản trị hàng tồn kho của bạn kém, ai đó sẽ thử và đặt hàng thứ gì đó chỉ để xem nó đã hết hàng hay chưa hoặc được ghi nhận không chính xác vào hệ thống của bạn. Khi điều này xảy ra, có thể họ sẽ chọn đối tác khác.
Nó có thể đắt gấp mười lần để mang đến những khách hàng mới hơn là giữ chân những khách hàng hiện có. Hiệu quả tạo ra những khách hàng lặp lại và đó là một trong những lý do tại sao mô-đun quản trị hàng tồn kho lại là một nguồn tài nguyên quý giá như vậy.
Một vài đặc tính thông thường khác để tìm kiếm một mô-đun kiểm soát hàng tồn kho bao gồm theo dõi các mức độ hàng lưu kho, xử lý các biên lai cho việc quản trị kho hàng và hàng lưu kho ở nhiều địa điểm khác nhau.
#3: Quản trị chuỗi cung ứng.
Một mô-đun khác bạn nên tham khảo trong phần mềm ERP là quản trị chuỗi cung ứng.
Chuỗi cung ứng là một chuỗi hoạt động cung cấp hàng hóa, từ khâu nhập hàng từ nhà cung ứng đến giao hàng cho người tiêu dùng cuối cùng, và việc quản lý chuỗi cung ứng rất cần một mô-đun phần mềm ERP được tự động hóa.
Một trong những khía cạnh quan trọng nhất mà mô-đun quản trị chuỗi cung ứng cần phải có là khả năng đưa ra dữ liệu thời gian thực. Nếu có vấn đề, bạn sẽ nhận ra ngay lập tức, và bạn có thể đưa ra quyết định dựa trên thông tin sẵn có được cập nhật.
Nếu bạn tìm kiếm dựa trên thông tin cũ, nó sẽ có tác động tiêu cực đến cảm nhận của khách hàng. Tuy nhiên, khi bạn nhận được dữ liệu thời gian thực, bạn sẽ nhận ra bạn có thể giải quyết hầu hết vấn đề trước khi chúng trở thành những vấn đề lớn.
Mô-đun quản trị chuỗi cung ứng còn đưa ra cho bạn những ý tưởng về thời gian thực hiện sản xuất một sản phẩm. Nó còn giúp bạn dự đoán cầu thị trường. Mô-đun quản trị chuỗi cung ứng tốt nhất sử dụng phân tích dự báo để xác định nhu cầu trong tương lai nhằm giúp bạn tạo ra các kế hoạch sản xuất sản phẩm tối ưu nhất. Vì lẽ đó, bạn có lợi thế của kẻ đi trước.
Thêm vào đó, mô-đun quản trị chuỗi cung ứng giúp bạn đáp ứng yêu cầu khách hàng mà không làm quá số lượng và lãng phí tiền vào giá thành sản phẩm cho hàng tồn kho và khiến chúng trở nên lộn xộn trong các giá để hàng.
Cuối cùng, mô-đun quản trị chuỗi cung ứng nên có yêu cầu mua hàng và quản lý tài liệu để bạn tiện theo dõi mọi thứ trên nền tảng dữ liệu đã được tập trung hóa.
#4: Quản trị quan hệ khách hàng (CRM)
Một mô-đun quản trị quan hệ khách hàng mạnh là chìa khóa cho sự thành công của đội ngũ sales. Bạn có thể vận hành CRM qua hệ thống ERP nếu lựa chọn sẵn có.
Sử dụng CRM giúp quản lý tốt hơn hệ thống sales. Theo dõi khách hàng, bán hàng và khách hàng tiềm năng trở thành vấn đề đơn giản khi bạn sử dụng đúng công cụ CRM.
Bất kì CRM nào cũng đều có một giá trị gắn với khách hàng tiềm năng với các mức độ: lạnh, ấm hay nóng.
Dựa trên những giá trị đó, bạn có thể có kế hoạch cho các nỗ lực tiếp cận khách hàng. Ví dụ: khách hàng tiềm năng ở mức nóng sẽ nhận được cuộc gọi điện thoại liên lạc mỗi tuần một lần, trong khi khách hàng tiềm năng lạnh có thể nhận được email để đánh giá lãi suất một lần mỗi quý. Những nỗ lực này có thể được lên lịch trong CRM, tạo ra một lịch cho đại diện bán hàng của bạn biết họ phải liên hệ với ai hàng ngày.
Trên hết, mỗi hồ sơ khách hàng hoặc khách hàng tiềm năng phải bao gồm lịch sử tương tác. Dữ liệu này cho phép một cách tiếp cận bán hàng được cá nhân hóa hơn với mọi khách hàng. Ví dụ: nếu một người đại diện ghi chú rằng một khách hàng tiềm năng đề cập rằng anh ta sẽ đến dự đám cưới của con trai mình vào tháng tới, thông tin đó sẽ bật lên khi người đại diện gọi lại và họ có thể hỏi người dẫn đầu xem đám cưới diễn ra như thế nào. Đây là một cử chỉ nhỏ nhưng sẽ giúp bạn xây dựng một mối quan hệ khách hàng vững chắc.
Từ quan điểm quản trị bán hàng, mô-đun CRM cho phép bạn có khả năng theo dõi các quá trình của từng nhân viên kinh doanh và đặt ra những mục tiêu cũng như mức cho từng cá nhân. Điều này giúp bạn xác định được các nhân viên kinh doanh nào tốt, trên cơ sở đó, dễ dàng kiểm tra và tiếp cận bởi các nhà quản lý và phòng nhân sự.
Phân đoạn là một đặc tính tuyệt vời khác của CRM. Đặc tính này chỉ ra cho bạn biết địa chỉ của khách hàng, phân đoạn theo vùng địa lý. Bạn sẽ cần những thông tin giá trị này khi bạn muốn gửi những ưu đãi theo tính chất riêng của khu vực.
Một điểm cộng nữa là, khi sử dụng công cụ phân tích qua mô-đun CRM, bạn có thể đo được những nỗ lực trong thâm nhập thị trường của bạn. Bạn có thể phân bổ những nhóm người chuyên về quảng cáo thành một nhóm, và xác định mức chuyển đổi bình quân cho mỗi cách tiếp cận. Điều này giúp bạn tối đa hóa cho ngân sách chi cho hoạt động marketing và loại bỏ những sáng kiến không hiệu quả gây lãng phí.
#5: Quản trị nguồn nhân lực (CRM)
Nguồn nhân lực (HR) là một phần quan trọng của công ty. Các công việc quan trọng đều có thể quản lý bởi phần mềm ERP.
Mô-đun HR bạn sử dụng nên là một thiết bị sử dụng trong toàn hệ thống của công ty, kết nố được với mọi phòng ban.
Một mô-đun HR giúp bạn thu thập thông tin của tất cả nhân viên một cách đồng thời, kể cả khi bạn đang làm việc ở một địa điểm khác. Thông tin được chia sẻ với các phòng ban bất cứ khi nào cần.
Một vài nhiệm vụ phổ biến của HR có thể được tự động hóa thông qua phần mềm ERP bao gồm theo dõi các ngày nghỉ hoặc bảng chấm công hay ghi lại những khen thưởng hoặc các hành động kỉ luật. Hệ thống HR của bạn còn có thể theo dõi lương thưởng bằng cách lấy dữ liệu bán hàng và hoa hồng từ một mô-đun CRM.
Hơn nữa, một mô-đun HR tốt sẽ theo dõi các thay đổi chính sách và cách thông báo với nhân viên để đảm bảo không có sự nhầm lẫn.
Kết luận
Nếu bạn đang tìm kiếm để cải thiện hiệu suất và thúc đẩy lợi nhuận kinh doanh, câu hỏi không phải là “Chúng ta có cần một giải pháp cho phần mềm ERP không?” mà câu hỏi nên là “Chúng ta cần loại sản phẩm ERP nào?”
Khi mua sắm một phần mềm lập kế hoạch nguồn lực cho doanh nghiệp, điều quan trọng là phải đảm bảo nhà cung ứng cung cấp 5 mô-đun hàng đầu mà doanh nghiệp cần để hoạt động được hiệu quả.
Bằng việc tìm kiếm giải pháp về mô-đun tập trung vào nguồn nhân lực, CRM, quản trị tài chính, quản trị chuỗi cung ứng, quản trị hàng tồn kho, bạn có thể chắc chắn công ty của bạn có thể theo dõi và kiểm kê gần như tất cả dữ liệu quan trọng một cách dễ dàng.
