Có 4 điểm đáng lưu ý khi doanh nghiệp của bạn đã sẵn sàng để dùng phần mềm ERP:
- Ngày càng mất nhiều thời gian để điều chỉnh tài chính vào cuối tháng.
- Dự báo bán hàng dựa trên những phỏng đoán nhiều hơn là các số liệu chắc chắn.
- Doanh nghiệp của bạn đang gặp khó khăn trong việc theo kịp số lượng đặt hàng và kết quả là sự hài lòng của khách hàng đang giảm sút.
- Bạn không biết mình có bao nhiêu hàng tồn kho trong nhà kho của mình và thật khó khăn khi phải hoạch định số lượng hàng còn lại trong kho.
Nếu điều này có vẻ giống với tình trạng mà doanh nghiệp của bạn đang trải qua – hoặc gần giống – thì có thể đã đến lúc bạn cân nhắc sử dụng một hệ thống ERP.
Bởi vì mỗi công ty là duy nhất, không có chỉ dẫn nào cho chỉ ra rằng “Bạn cần ERP ngay bây giờ!” Tuy nhiên, các công ty được hưởng lợi nhiều nhất từ phần mềm ERP thường phải đối mặt với những vấn đề và sự thất vọng tương tự. Doanh nghiệp của bạn có đang gặp phải một số vấn đề tương tự như vậy không? Cùng chúng tôi CEF Consultant để khám phá 5 tín hiệu hàng đầu cho thấy công ty của bạn đã sẵn sàng cho ERP.
Move
1, Có rất nhiều phần mềm khách nhau cho mỗi một quy trình
Hãy dành vài phút để suy nghĩ về cách nhân viên tại công ty của bạn ghi lại, theo dõi và xử lý thông tin. Nhân viên kế toán có sử dụng một hệ thống cho các khoản phải thu và phải trả, và bán hàng sử dụng một hệ thống khác để nhập vào đơn đặt hàng của khách hàng không? Quy trình nhận các đơn đặt hàng đó và hoàn thành chúng và tính vào kế toán có phải là một quy trình thủ công tốn nhiều thời gian không? Nhân viên trông kho của bạn có sử dụng một giải pháp hoàn toàn khác để theo dõi việc vận chuyển và nhận hàng không?
Khi các hệ thống front-end khác nhau chạy riêng biệt, nó có thể làm ảnh hưởng đến các quy trình đang đảm bảo công ty của bạn hoạt động trơn tru. Nếu không có dữ liệu chính xác từ việc bán hàng, việc quản lý hàng tồn kho có thể bị ảnh hưởng, trong khi việc không có thông tin mới nhất từ kế toán có thể gây ra hiệu ứng gợn sóng đối với mọi thứ từ ngân sách tiếp thị đến bảng lương.
Phần mềm ERP tích hợp các hệ thống này để mọi chức năng kinh doanh dựa trên một cơ sở dữ liệu duy nhất. Với một nguồn thông tin chứa dữ liệu thời gian thực, chính xác, giải pháp ERP chia nhỏ các luồng thông tin, giúp nhân viên đưa ra quyết định tốt hơn nhanh chóng hơn và giải phóng thời gian của họ để làm các công việc có giá trị cao hơn chẳng hạn như giúp doanh nghiệp phát triển nhanh chóng.
2, Khó khăn trong việc truy cập các thông tin của doanh nghiệp
Nếu ai đó hỏi bạn lợi nhuận bán hàng trung bình của bạn là bao nhiêu? bạn sẽ mất bao lâu để tìm ra? Và còn các chỉ số hiệu suất chính khác, như đơn đặt hàng mỗi ngày hoặc doanh số bán hàng cho đến nay thì sao? Đối với các công ty dựa vào các hệ thống và bảng tính cần được cập nhật liên tục và điều chỉnh theo cách thủ công, có thể sẽ khiến bạn phải chờ đợi rất lâu.
Tốc độ kinh doanh đang phát triển nhanh hơn bao giờ hết, có nghĩa là nhân viên trong công ty của bạn cần quyền truy cập ngay vào dữ liệu quan trọng. Với giải pháp ERP, giám đốc điều hành có thể có được cái nhìn tổng thể về hoạt động kinh doanh bất cứ lúc nào, trong khi các nhân viên khác có thể nắm được thông tin cần thực hiện công việc của mình hiệu quả hơn. Ví dụ: đại diện bán hàng sẽ có thể xem toàn bộ lịch sử giao dịch của khách hàng và chủ động cải thiện tỷ lệ gia hạn đồng thời tăng cơ hội bán thêm và bán kèm.
3, Công việc kế toán trở nên dễ dàng hơn
Thông thường, những dấu hiệu đáng chú ý đầu tiên cho thấy công ty của bạn cần phần mềm ERP sẽ đến từ bộ phận kế toán của bạn. Nếu nhân viên của bạn dựa vào các hóa đơn và đơn đặt hàng trên giấy – và dành hàng giờ mỗi tuần để nhập chúng theo cách thủ công vào các hệ thống kế toán và bán hàng khác nhau – thì bạn cần xem xét lượng thời gian đang bị lãng phí cho các nhiệm vụ trong khi phần mềm ERP có thể xử lý ngay lập tức.
Tương tự đối với báo cáo tài chính – nếu phải mất nhiều thời gian để hợp nhất hoặc đối chiếu thông tin tài chính giữa các hệ thống và thông qua vô số bảng tính, giải pháp ERP có thể tạo ra tác động đáng kể. Với tất cả các khoản tài chính trong một cơ sở dữ liệu duy nhất, nhân viên kế toán sẽ không phải mất hàng giờ đăng chéo thông tin, đánh số lại hoặc đối chiếu dữ liệu theo cách thủ công. Nhân viên kế toán của bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn, giúp họ có thể tự do cung cấp các báo cáo quan trọng mà không bị chậm trễ và gây thất vọng.
4, Doanh số bán hàng và trải nghiệp của khách hàng
Khi các công ty phát triển, một trong những thách thức lớn nhất của họ thường là quản lý hàng tồn kho. Đảm bảo rằng số lượng sản phẩm phù hợp ở đúng vị trí vào đúng thời điểm là một phần quan trọng của hoạt động kinh doanh.
Khi dữ liệu bán hàng, hàng tồn kho và khách hàng được duy trì riêng biệt, điều đó có thể tạo ra các vấn đề nghiêm trọng trong toàn công ty của bạn. Nếu bạn hết sản phẩm phổ biến, doanh số sẽ giảm cho đến khi lô hàng tiếp theo đến. Trong khi đó, nếu một khách hàng gọi điện để hỏi về một đơn đặt hàng và nhân viên không thể theo dõi đơn đặt hàng đó để xem liệu nó đã được vận chuyển hay chưa? – hoặc liệu nó còn trong kho hay không – thì công ty của bạn sẽ bắt đầu gặp trục trặc về độ tin cậy và dịch vụ.
Mặt khác, với hệ thống ERP, nhân viên ở mọi bộ phận sẽ có quyền truy cập vào những thông tin cập nhật giống nhau. Các đại diện trực tiếp khách hàng phải có thể trả lời các câu hỏi của khách hàng về tình trạng đơn hàng và vận chuyển, tình trạng thanh toán, các vấn đề về dịch vụ, v.v. mà không cần phải cúp máy và kiểm tra với bộ phận khác. Hơn nữa, khách hàng có thể chỉ cần truy cập trực tuyến vào tài khoản của họ và xem thông tin trạng thái. Trong khi đó, người quản lý kho có thể thấy lượng hàng đang ít dần và có thể sắp xếp lại hàng.
5, Quản lý IT của công ty phức tạp và tiêu tốn nhiều thời gian
Một trong những nhược điểm lớn nhất của việc có nhiều hệ thống trong doanh nghiệp của bạn là quản lý CNTT có thể trở thành một cơn ác mộng. Việc tùy chỉnh các hệ thống này, tích hợp chúng và duy trì chúng bằng các bản ghép và nâng cấp có thể phức tạp, tốn kém và tiêu tốn thời gian và tài nguyên quan trọng.
Nếu hệ thống được ghép với nhau bao gồm phần mềm kinh doanh kế thừa, tiền đề, thì việc nâng cấp hệ thống có thể gặp nhiều rắc rối hơn mức đáng có. Các bản cập nhật này không chỉ tốn kém và tốn thời gian mà còn không thể hoàn tác các tùy chỉnh do nhân viên CNTT thực hiện. Do đó, không có gì ngạc nhiên khi 2/3 doanh nghiệp quy mô vừa đang chạy các phiên bản phần mềm kinh doanh lỗi thời của họ.
Thay vì thêm nhiều phần mềm phức tạp – vào một hệ thống vốn đã kém hiệu quả, công nghệ ERP mang lại sự linh hoạt để đáp ứng các nhu cầu kinh doanh đang thay đổi nhanh chóng. Đó là lý do tại sao việc lựa chọn một nhà cung cấp ERP dựa trên đám mây như SAP Business One là rất quan trọng. Với SAP HANA , cập nhật hệ thống không còn là vấn đề và bạn có thể dễ dàng thêm các chức năng mới khi doanh nghiệp của bạn phát triển và thay đổi.
Xem thêm: 5 lý do hàng đầu nên áp dụng hệ thống ERP cho doanh nghiệp
